Verfahrensdokumentation: Einfach, sicher, gesetzeskonform
Wir erstellen Ihre GoBD-konforme Verfahrensdokumentation, um Ihnen Sicherheit bei der nächsten Betriebsprüfung zu gewährleisten. Dies sichert die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und unterstützt Sie dabei, alle relevanten Anforderungen transparent und nachvollziehbar darzulegen.
Mit der Verfahrensdokumentation sicher durch die Betriebsprüfung
Eine fehlende Verfahrensdokumentation kann erhebliche finanzielle Risiken bergen. Bei einer Betriebsprüfung können hohe Nachzahlungen und Strafen drohen, da die Einhaltung steuerrechtlicher Vorschriften nicht transparent nachgewiesen werden kann.
Fehler erkennen
Klare Prozesse in der Buchhaltung machen Fehler sichtbar, bevor sie teuer werden. Abläufe werden transparent, Abweichungen fallen schneller auf, und die Qualität der Belege steigt messbar.
Strafen vermeiden
Eine vollständige, GoBD-konforme Verfahrensdokumentation sorgt dafür, dass Sie jederzeit erklären können, wie Ihre Buchhaltung funktioniert. Das schafft Sicherheit und reduziert unnötige Diskussionen bei Prüfungen.
Geld sparen
Saubere Abläufe sparen Zeit, reduzieren Rückfragen, verkürzen Prüfungen und verringern interne Sucherei. Gleichzeitig steigert eine klare Dokumentation den Unternehmenswert bei Verkauf oder Finanzierung.
1. Kostenloses Erstgespräch & Analyse
Im kostenlosen Erstgespräch klären wir Ihre Anforderungen und prüfen, welche buchhalterischen Prozesse dokumentiert werden müssen. Sie erhalten ein transparentes Angebot und eine klare Einschätzung zum Umfang.
2. Starttermin & Unterlagen
Zum vereinbarten Termin starten wir gemeinsam. Sie stellen die relevanten Informationen und Unterlagen bereit – wir kümmern uns um die Struktur, den roten Faden und die vollständige Prozesssicht.
3. Dokumentation & Abstimmung
Wir erstellen die gesamte Verfahrensdokumentation inklusive IKS, Prozessbeschreibungen und Rollen. Anschließend gehen wir alles gemeinsam durch, ergänzen Details und sorgen dafür, dass die Darstellung vollständig und verständlich ist.
4. Übergabe & GoBD-Konformität
Sie erhalten die fertige Verfahrensdokumentation als PDF oder Druckversion. Alle Abläufe sind nachvollziehbar, sauber beschrieben und GoBD-konform – bereit für Prüfung, Bankgespräch oder Unternehmensverkauf.
BAFA-Förderung sichern
Die Erstellung Ihrer Verfahrensdokumentation kann bis zu 80% gefördert werden. Wir übernehmen den gesamten Antragsprozess und die Abwicklung, sodass für Sie lediglich ein reduzierter Eigenanteil verbleibt.
Das sagen unsere Kunden
Jonas
CEO & Käufer eines Familienbetriebs
Durch die Verfahrensdokumentation habe ich die internen Abläufe des Unternehmens zum ersten Mal vollständig verstanden. Alle buchhalterischen Prozesse waren klar beschrieben – vom Belegfluss bis zur Kasse. Das hat mir den Einstieg enorm erleichtert und mir geholfen, das Unternehmen sauber zu übernehmen und direkt weiterzuentwickeln.
Sabrina
Inhaberin eines Einzelunternehmens
Ich wusste lange, dass ich eine Verfahrensdokumentation brauche, habe es aber immer vor mir hergeschoben. Mit ProzessDoc war das Thema endlich machbar. Die Zusammenarbeit war angenehm, strukturiert und verständlich erklärt. Jetzt bin ich rechtlich sauber aufgestellt und fühle mich deutlich sicherer.
Mehmet
Gründer vor dem Firmenverkauf
Kurz vor dem Verkauf hat der Käufer eine Verfahrensdokumentation verlangt. Mit ProzessDoc hatte ich in kurzer Zeit eine vollständige Dokumentation aller relevanten Prozesse. Das hat meinen Verkaufspreis erhöht und mir in den Verhandlungen einen riesigen Vorteil verschafft, weil alle Beteiligten sofort gesehen haben, wie gut die Abläufe strukturiert sind.
Über 15 Jahre Prozesserfahrung
Das Team verfügt über mehr als zehn Jahre Erfahrung aus der Online-Broker-Welt, in der Banksysteme und komplexe Abläufe mitentwickelt wurden. Darüber hinaus wurden weitere Banken und Steuerkanzleien bei der Optimierung ihrer internen Prozesse begleitet. Zusätzlich besteht umfassende Erfahrung im Aufbau, der Skalierung und dem erfolgreichen Verkauf von Unternehmen
2500+
Dokumentationen erstellt
37 Mio.
gespart in 2025
7%
durchschnittlicher return
3.500.000
Prozesse analysiert
Warum selbst erstellte Verfahrensdokumentationen für die Schublade sind
- Zeitaufwändig: Das Erstellen und Aktualisieren von Dokumentationen bindet wertvolle Ressourcen.
- Fehleranfällig: Manuelle Prozesse erhöhen das Risiko von Inkonsistenzen und Fehlern.
- Mangelnde Akzeptanz: Mitarbeiter nutzen komplexe, statische Dokumente oft nicht.
- Schwierige Wartung: Dokumente veralten schnell und sind mühsam aktuell zu halten.
- Keine Integration: Oft isoliert und nicht in bestehende Arbeitsabläufe integriert.
Viele Unternehmen investieren viel Zeit und Mühe in die Erstellung von Verfahrensdokumentationen, nur um festzustellen, dass diese selten genutzt werden und schnell veralten. Das ist nicht nur frustrierend, sondern auch eine Verschwendung von Ressourcen.
Der Mehrwert von ProzessDoc: Mehr als nur Dokumentation
FAQ
Das Thema kann schnell trocken und verwirrend wirken. Sollten Fragen auftreten, stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung und helfen Ihnen direkt weiter. Nachfolgend finden Sie die häufigsten Fragen und Antworten.
Was genau ist eine Verfahrensdokumentation?
Eine Verfahrensdokumentation beschreibt alle buchhaltungsrelevanten Prozesse eines Unternehmens. Dazu gehören Belegfluss, Kasse, Rechnungen, digitale Schnittstellen, Rollen, Verantwortlichkeiten und das interne Kontrollsystem. Sie macht Abläufe nachvollziehbar und erfüllt die Anforderungen der GoBD.
Für wen ist eine Verfahrensdokumentation verpflichtend?
Grundsätzlich für jedes Unternehmen, das Bücher führt – unabhängig von Größe oder Branche. Besonders relevant ist sie für Unternehmen mit Kassensystemen, digitale Abläufe, Online-Shops sowie Betriebe, die eine Betriebsprüfung erwarten oder sich auf einen Verkauf vorbereiten.
Wie lange dauert die Erstellung?
Der Prozess hängt vom Umfang und der Komplexität ab. In der Regel liegt die vollständige Erstellung inklusive Abstimmung, Prozesssichtung und IKS innerhalb kurzer Zeit vor. Der Ablauf ist klar strukturiert und effizient aufgebaut.
Welche Unterlagen werden benötigt?
Für den Start reichen grundlegende Informationen: verwendete Programme, Zugänge, eine Übersicht der Prozesse, Rollenverteilung und vorhandene interne Dokumente. Alles Weitere wird im Termin gemeinsam geklärt, damit kein Mehraufwand entsteht.
Muss eine Verfahrensdokumentation regelmäßig aktualisiert werden?
a. Sobald sich Systeme, Prozesse, Rollen oder Workflows ändern, sollte die Dokumentation angepasst werden. Viele Unternehmen aktualisieren jährlich, um jederzeit prüfsicher und auf dem aktuellen Stand zu bleiben.